Kuyumcu programı, genel bir stok yazılımının sektöre uyarlanmış hâli değildir. Ürünü adet yerine gram, ayar ve has karşılığıyla tutması, fiyatı canlı kurla hesaplaması ve sektöre özgü belge düzenini bilmesi gerekir. Bu yazıda demo görüşmesine girmeden önce netleştirilmesi gereken on iki başlığı ve demoda canlı olarak istenmesi gereken yedi testi sıralıyoruz.

Genel stok programı kuyumcuda neden yetmiyor?

Genel bir program ürünü tek boyutta tanır: kaç adet var. Kuyumculukta aynı isimli iki ürün birbirinin yerine geçmez; 8,40 gramlık bir bilezik ile 12,10 gramlık bir bilezik aynı model olsa da ayrı üründür.

İkinci fark fiyatın kaynağıdır. Marketde fiyat işletmenin kararıdır ve nadiren değişir. Kuyumculukta fiyat dışarıdan gelen bir değişkene bağlıdır ve gün içinde sürekli hareket eder. Bu iki farkı karşılamayan bir yazılım, ne kadar gelişmiş görünürse görünsün eksik kalır.

Değerlendirmede on iki ölçüt

Aşağıdaki başlıklar, kuyumculuğa özel bir yazılımı genel bir programdan ayıran asgari çizgidir.

Kuyumcu stok ve barkod programında değerlendirilmesi gereken on iki ölçüt.

Bu on iki maddenin tamamını karşılayan tek bir doğru ürün yoktur. Tek şubeli bir işletmede alt kullanıcı yetkisi kritik değilken, üç şubeli bir yapıda ilk sıraya geçebilir. Önce hangisinin sizin için belirleyici olduğuna karar verin.

Demoda istenecek yedi test

Ekran görüntüsü veya "yol haritamızda var" cevabı yeterli sayılmamalıdır. Demoda şunların canlı olarak yapılmasını isteyin:

  • 22 ayar, 8,40 gramlık bir bilezik tanımlatın. Gram ve ayar ayrı alan mı, yoksa tek açıklama kutusuna mı yazılıyor?
  • Aynı modelin 12,10 gramını da girin. Ayrı kart ve ayrı kod üretiyor mu?
  • İki ürünün etiketini bastırıp cetvelle ölçün. Kod okunabiliyor mu, etiketi taşıyor mu?
  • Altın fiyatı kaynağı güncellenince satış tutarı değişiyor mu?
  • Elli ürünü tek seferde bastırın. Ne kadar sürdü?
  • Bir ürünü satın, sonra iade edin. Stok ve gram bakiyesi geri döndü mü?
  • Sayım başlatıp bir ürünü kasadan çıkarın. Fark raporu eksik gösteriyor mu?

Paket yapısı nasıl kurgulanmalı?

Doğru paket, en çok özelliği olan değil, bu yıl fiilen kullanacağınız modülleri içerendir. Kullanılmayan modül için ödenen bedel yazılımın geri dönüşünü geciktirir.

Örnek bir paket yapısı: modüllerin ölçeğe göre dağılımı.

Paketler arası geçişin nasıl işlediğini de sorun. Yukarı yönlü geçişte verilerin taşınıp taşınmadığı, aşağı yönlü geçişte hangi verilere erişimin kapanacağı sözleşmede yazılı olmalıdır.

Fiyat karşılaştırırken yalnız aylık rakama bakmayın. Kullanıcı sayısı, şube sayısı, destek saatleri ve kurulum-eğitim ücretleri paketten pakete değişir; ilk yıl toplam maliyeti aylık bedelin on iki katından genellikle yüksektir.

Veri aktarımında gerçekçi beklenti

"Her şey taşınır" vaadi gerçekçi değildir. Ürün kartları çoğunlukla taşınabilir; cari bakiyeler ve geçmiş hareketler kaynak dosyanın yapısına bağlıdır.

Uygulamada en sağlıklı yöntem, geçmiş hareketleri eski sistemde arşiv olarak bırakıp yeni sisteme açılış bakiyeleriyle başlamaktır. Asıl süre yazılımın kurulumunda değil, mevcut stoğun sayılıp açılış envanterinin oluşturulmasında geçer.

Veri türü

Taşınabilirlik

Not

Ürün kartları

Yüksek

Gram ve ayar alanları eşleşiyorsa sorunsuz

Cari kartlar

Yüksek

Unvan, adres ve iletişim bilgileri

Cari bakiyeler

Orta

Açılış bakiyesi olarak girilmesi önerilir

Geçmiş hareketler

Düşük

Eski sistemde arşivlenmesi daha sağlıklı

Fatura arşivi

Düşük

Yasal saklama eski sistemde sürdürülür

 

Satıcıya sorulması gereken beş soru

  • Bulut mu, yerel kurulum mu? Bulut çözümlerde internet kesintisinde işlem yapılamaz; yerel kurulumda yedekleme ve güncelleme işletmenin sorumluluğundadır. İkisinin de yeri vardır, ama hangisini aldığınızı bilin.
  • Abonelik mi, süresiz lisans mı? Tek seferlik lisans arıyorsanız abonelik modeli size uymaz.
  • Verilerimi dışa aktarabilir miyim? Ürün listesi ve stok hareketlerinin Excel olarak indirilebilmesi, sözleşme bittiğinde verinizin sizde kalması demektir.
  • İmalat ve toptan derinliği var mı? Külçe kabulünden sevkiyata üretim takibi, fire yönetimi ve parti izlenebilirliği arayan bir atölye ile perakende mağaza aynı ürünü kullanamaz.
  • Mobil cihazdan termal yazıcıya doğrudan baskı alınabiliyor mu? Bu, bazı platformlarda sınırlıdır ve peşinen sorulmalıdır.

Modül kapsamları, paket karşılaştırması ve demo talebi için Hasfiyat sayfasını inceleyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Bulut tabanlı mı, kurulumlu mu tercih edilmeli?

İkisinin de yeri vardır. Bulut çözümler kurulum gerektirmez, farklı cihazlardan erişim sağlar ve yedekleme sağlayıcının sorumluluğundadır; ancak internet kesildiğinde işlem yapılamaz. Kurulumlu çözümler kesintiden etkilenmez ama yedekleme ve güncelleme işletmeye aittir. Çok şubeli yapılarda bulut, tek mağazada her ikisi de uygundur.

Yazılım değişikliği ne kadar sürer?

Tek mağazalı bir işletmede ürün kartlarının aktarımı ve personel eğitimi tipik olarak bir ila iki hafta sürer. Asıl zaman mevcut stoğun sayılıp açılış envanterinin oluşturulmasında geçer. Bu çalışma yapılmadan yapılan geçişler ilk aydan itibaren mutabakatsızlık üretir.

Personel kullanmakta zorlanır mı?

Günlük işlemlerin büyük bölümü satış, alım ve fiyat sorgulamadan oluşur. Bu üç ekranın basit olması, geri kalanın karmaşıklığından daha belirleyicidir. Demoda yöneticinin değil, tezgâhta çalışacak personelin ekranı denemesini isteyin.

Ücretsiz programlar iş görür mü?

Ürün sayısı sınırlı ve tek kullanıcılı bir başlangıç için görebilir. Ancak ücretsiz çözümler genellikle canlı kur bağlantısı, milyem formülü, e-Fatura entegrasyonu ve yetki yönetimi gibi kuyumculuğa özel başlıkları kapsamaz. İşletme büyüdüğünde geçiş maliyeti, baştan doğru seçim yapmaktan yüksek olur.

HASFİYAT HAKKINDA

Hasfiyat, kuyumcu işletmeleri için fiyat ekranı, barkodlu stok, alış-satış, cari, kasa, e-Fatura ve MASAK uyum süreçlerini tek platformda toplayan bir kuyumcu programıdır. Web, Windows ve iOS/Android uygulamalarıyla tek hesap üzerinden çalışır. Ayrıntılı bilgi: hasfiyat.com.